Plusieurs étapes doivent impérativement être réalisées avant tout déploiement de BaMaRa sur un hôpital.

1.    Signature et renvoi des conventions cadre par l’hôpital partenaire

L’application BaMaRa est mise à disposition à titre gratuit par l’AP-HP, maître d’œuvre, dans chaque établissement de santé partenaire du projet, suite à la signature de la convention cadre inter-hospitalière.

Cette convention relative à BaMaRa définit les droits et les devoirs de chacun, et notamment les modalités de l’hébergement des données, les aspects réglementaires, y compris les informations à fournir aux patients concernés, les règles de sécurité et de confidentialité à mettre en place, les modalités de maintenance et de maintien de la BaMaRa en condition opérationnelle. L’hôpital est le responsable de traitement des données ainsi collectées dans BaMaRa, au même titre que dans le système d’information hospitalier. L’AP-HP est hébergeur agréé de données de santé à caractère personnel, et à ce titre est chargé d’assurer la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées.

Une seconde convention relative à la BNDMR, a pour objet d’encadrer le transfert vers la BNDMR des données du set de données minimum (préalablement pseudonymisées) recueillies dans chaque établissement dans l’application BaMaRa, ainsi que l’accès à la BNDMR et aux traitements des données que cet entrepôt contient.

2.  Identification de référents dans l’hôpital

Il est prévu par les conventions cadre l’identification de trois types de référents : un chef de projet qui coordonnera l’ensemble des actions relatives à BaMaRa; un référent en charge de la partie technique qui désignera un chargé de gestion des comptes ; et un référent DIM. Ils sont les relais et points de contact pour les équipes hospitalières et l’équipe opérationnelle BNDMR.

3.  Inscription de BaMaRa au registre du DPD

Le Délégué à la protection des données (DPD) de l’établissement doit ajouter BaMaRa à son registre. Pour cela, il est invité à se référer au contenu de l’ancien modèle de déclaration normale disponible en annexe de la convention cadre :

Modèle de déclaration CNIL

4.    Mise en place d’une information aux patients (ou tuteurs légaux) vus à l’hôpital

Le recueil de données dans BaMaRa ne nécessite pas de signature de consentement de la part du patient, mais une information est obligatoire (principe de non-opposition).

L’information des patients est à 2 niveaux :

  • pour BaMaRa (cadre du soin) : une notice d’information patients relative à l’informatisation des données (dans l’application BaMaRa ou dans le DPI) doit être complétée par l’hôpital partenaire et affichée dans les différents lieux de prise en charge du patient (salles d’attente, box de consultations etc.), ainsi que, le cas échéant, mise à disposition dans le guide d’accueil des personnes hospitalisées. En savoir plus…
  • pour la BNDMR (cadre de la recherche) : l’hôpital doit s’assurer de mettre en place un circuit de distribution d’une information individuelle relative à l’usage des données (désidentifiées) à des fins de recherche, lors de traitement sur les données de la BNDMR, à chaque patient. En savoir plus…

5.    Configuration des ordinateurs des utilisateurs suivant les prérequis techniques

L’application BaMaRa doit être utilisée sur des navigateurs récents afin de garantir son bon fonctionnement. Des prérequis techniques sont adressés aux DSI des hôpitaux partenaires afin que les postes de travail des futurs utilisateurs puissent être sujet à vérification avant toute utilisation. Pour faciliter le travail des DSI, une liste des personnes et des postes de travail concernés peut être également demandée aux responsables des sites maladies rares de l’établissement.