Plusieurs étapes doivent impérativement être réalisées avant tout déploiement de BaMaRa sur un hôpital.

1.    Signature et renvoi de la convention cadre par l’hôpital partenaire

L’application BaMaRa est mise à disposition à titre gratuit par l’AP-HP, maître d’œuvre, dans chaque établissement de santé partenaire du projet, suite à la signature de la convention cadre inter-hospitalière.

Cette convention inter-hospitalière relative à la mise à disposition en mode hébergé de l’application BaMaRa par l’AP-HP aux hôpitaux partenaires va être adressée courant 2017 aux établissements de santé. Elle définit les droits et les devoir de chacun, et notamment les modalités de l’hébergement, les règles d’habilitation à la base et à son traitement, les formalités à accomplir auprès de la CNIL, mais également les informations à fournir aux patients concernés, les règles de sécurité et de confidentialité à mettre en place, les modalités de maintenance et de maintien de la BaMaRa en condition opérationnelle. L’hôpital est le responsable de traitement des données ainsi collectées dans BaMaRa, au même titre que dans le système d’information hospitalier (SIH). L’AP-HP est hébergeur agréé de données de santé à caractère personnel, et à ce titre est chargé d’assurer la confidentialité, la sécurité, l’intégrité et la disponibilité des données qui lui sont confiées.

2.    Déclaration normale de l’utilisation de BaMaRa à la CNIL par l’hôpital

Cette déclaration normale (ou modification de la déclaration normale de l’hôpital pour son système d’information hospitalier) de l’utilisation de BaMaRa est obligatoire et prévue dans la convention cadre inter-hospitalière. Elle doit faire référence à la Déclaration normale de l’application faite par l’AP-HP, disponible en annexe de la convention cadre. Une copie du récépissé de cette déclaration devra être adressée à l’APHP.

Modèle de déclaration CNIL

3.    Identification de référents dans l’hôpital

Il est prévu par la convention cadre l’identification de trois types de référents : un référent en charge de la gestion des comptes, un référent en charge de la partie technique et un référent en charge de l’identification des structures maladies rares dans l’hôpital. Ils sont les relais et points de contact pour les équipes hospitalières et l’équipe opérationnelle BNDMR.

4.    Mise en place d’une information aux patients (ou tuteurs légaux) vus à l’hôpital

Le recueil de données dans BaMaRa ne nécessite pas de signature de consentement de la part du patient, mais une information est obligatoire (principe de non-opposition).

Une notice d’information patients au traitement de ses données de santé doit être complétée par l’hôpital partenaire et affichée dans les différents lieux de prise en charge du patient (salles d’attente, box de consultations etc.), ainsi que, le cas échéant, mise à disposition dans le guide d’accueil des personnes hospitalisées. En savoir plus…

5.    Configuration des ordinateurs des utilisateurs suivant les prérequis techniques

L’application BaMaRa doit être utilisée sur des navigateurs récents afin de garantir son bon fonctionnement. Des prérequis techniques sont adressés aux DSI des hôpitaux partenaires afin que les postes de travail des futurs utilisateurs puissent être sujet à vérification avant toute utilisation. Pour faciliter le travail des DSI, une liste des personnes et des postes de travail concernés est également demandée par site déployé.